Amainvoice: Erfahrungen & Einblick in das Buchhaltungstool

Neben Produktrecherche, Sourcing und Launch ist die korrekte Buchführung eine der wichtigsten Aufgaben in einem Amazon Business. Mit einem Tool wie Amainvoice lässt sich der Aufwand jedoch auf ein Minimum reduzieren. Bei der Buchführung geht es vorwiegend um die Dokumentation der Ein- und Ausgangsrechnungen

• Geldeingänge: werden durch Ausgangsrechnungen dokumentiert, also den Rechnungen, die du deinen Endkunden nach dem Kauf zuschickst. 
• Geldausgänge: werden durch Eingangsrechnungen dokumentiert, die du von anderen Unternehmen erhältst (Tools, Wareneinkauf, Bilder etc.). 

Die Buchhaltung dient als Grundlage für die Umsatzsteuervoranmeldung und die Steuererklärung. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du dich direkt nach der Gewerbeanmeldung um ein geeignetes Tools und einen Steuerberater kümmerst. 

Info: Wenn du ausschließlich in Deutschland verkaufst, ist dieser Prozess noch relativ einfach und auch fast ohne Tools machbar. Sobald du aber Lagerung in Polen & Tschechien aktivierst oder mit PAN-EU verkaufst, wird es steuerlich gar nicht mehr so einfach und Fehler können schnell teure Konsequenzen haben. 

Amainvoice ist ein All-in-one-Tool für deine Buchhaltung, welches sich explizit auf Amazon fokussiert und eine übersichtliche Ergänzung für alle steuerlichen Pflichten, egal ob PAN-EU oder Übersee bietet. In diesem Artikel lernst du alle Funktionen von Amainvoice kennen, erfährst welche verschiedenen Abo-Modelle es gibt und bekommst am Ende noch eine Liste mit alternativen Möglichkeiten an die Hand. 

Braucht man ein Buchhaltungstool als Amazon Seller?

Grundsätzlich könntest du deine Buchhaltung auch ohne Tools erledigen, indem du z.B. den automatischen Rechnungsservice von Amazon verwendest und dein Steuerberater einen Zugang zu deinem Seller Central bekommt. Ist der Rechnungsservice aktiviert, stellt Amazon deinen Kunden nach dem Kauf automatisch eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer bereit.

Dieser Service hat allerdings einige Schwachstellen, weswegen viele Seller zu einem externen Rechnungs-Tool, wie z.B. Easybill oder Amainvoice greifen (mehr dazu weiter unten). Amainvoice beinhaltet ebenfalls eine Funktion für den Versand von Ausgangsrechnungen, hat aber noch viele weitere Möglichkeiten, die andere Tools nicht bieten.

Ein weiterer Grund, der für die Nutzung eines Buchhaltungs-Tools spricht, ist die Aufbereitung der Daten für den Steuerberater. Jeden Bericht einzeln zu erstellen, Rechnungen zu sortieren und dann alles dem Steuerberater zu schicken, ist ein hoher Zeitaufwand. Diese Zeit kannst du besser in den weiteren Ausbau von deinem Unternehmen stecken.

Noch komplizierter wird es bei der Abrechnungsübersicht von Amazon. Es ist in der Regel schwer nachzuvollziehen, wie sich der Auszahlungsbetrag auf deinem Konto überhaupt zusammensetzt. Allerdings sind genau das extrem wichtige Informationen für deine steuerliche Erfassung. Tools wie Amainvoice arbeiten mit Schnittstellen zu Amazon und können sich so alle relevanten Daten automatisch und aktuell ziehen und in das korrekte Format umwandeln. So musst du bzw. dein Steuerberater nur einmal im Monat alle Daten exportieren.

Amainvoice ist sozusagen die Brücke zwischen dem Amazon Verkäuferkonto und deinem Steuerberater, sodass du dich um fast nichts mehr kümmern musst. 

Amainvoice: Funktionen im Überblick 

Amainvoice bietet wahrscheinlich die umfangreichsten Möglichkeiten im Bereich Buchhaltung für Amazon FBA Unternehmen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Funktionen: 

1. Versand von Rechnungen an Amazon-Kunden
2. Automatische Überprüfung der Lieferschwellen
3. Erstellung von Meldelisten wie z.B. Intrastat oder ZM
4. Dokumentation: Gebühren, Auszahlungen & Erstattungen
5. Erstellung von Umsatzsteuer Listen in jedem Land 
6. Kontakt zu Steuerberatern auf der ganzen Welt 

Versand von Rechnungen 

Als Unternehmer in Deutschland bist du dazu verpflichtet, deinen Kunden, Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer zu schicken. Für diese Aufgabe brauchst du unbedingt ein Tool, da du für die manuelle Erstellung von Rechnungen vermutlich einen eigenen Mitarbeiter anstellen müsstest. 

Amazon selbst bietet zwar auch einen automatisierten Service zur Rechnungserstellung an, dieser hat jedoch im Vergleich zu anderen Tools einige Nachteile:  

• Rechnungen sind nicht individuell anpassbar. Du kannst deine Rechnung nicht gestalten und einen persönlichen Text hinzufügen. 
• Es gibt aktuell noch keine Schnittstelle, über die dein Steuerberater Zugriff auf die Ausgangsrechnungen deiner Verkäufe bekommen kann. 
• Du kannst eine Rechnung nicht im Nachhinein bearbeiten. Wenn ein Kunde also die Adresse ändern möchte, muss er also neu bestellen. 

Mit Amainvoice fallen diese Nachteile weg, da das Tool in Zusammenarbeit mit dem Rechnungsservice funktioniert. Alle über das Tool erstellten Rechnungen werden dem Käufer direkt zum Download bereitgestellt (E-Mail Versand inklusive). Das Firmenlogo oder ein individuell angepasster Text können der Rechnung problemlos hinzugefügt werden. 

Damit du als Verkäufer rechtlich auf der sicheren Seite bist, fügt Amainvoice jeder Bestellung die AGBs und die Widerrufserklärung bei und prüft die USt. ID. von jedem Geschäftskunden. Warum ist das wichtig? 

B2B-Käufer müssen bevor sie einen Kauf tätigen, ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Dadurch haben sie die Möglichkeit, Netto-Rechnungen ausgestellt zu bekommen. Bestellt ein EU-Kunde bei dir mit einer falschen Ust. ID, ist die Umsatzsteuer nicht ausführbar, da sie nicht nachverfolgt werden kann. Es wurden also Steuern hinterzogen. Durch die automatische Prüfung bist du hier also auf der sicheren Seite.

Automatische Überprüfung der Lieferschwelle 

Wenn man Produkte ins EU-Ausland verkauft, mussten bis vor kurzem die individuellen Lieferschwellen jedes Landes beachtet werden. Bei einer Lieferschwelle handelt es sich um einen maximalen Warenwert, bis zu dem Produkte unter deutscher Umsatzsteuer ins EU-Ausland versandt werden durften. Das waren z.B. 35.000 € Umsatz im Jahr in Portugal. Solange man unter diesem Wert blieb, durfte man Produkte nach Portugal verkaufen. Sobald diese Schwelle von 35.000 € im Jahr jedoch überschritten wurde, musste eine steuerlich Registrierung im Land erfolgen. Das ist wiederum mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden gewesen.

Um dieser Komplexität entgegenzuwirken, wurde 2021 das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) eingeführt, was dem Ganzen ein Ende setzte. Dieses bündelt die Umsatzsteuerlast in jedem Land, sodass man nun quartalsweise nur einen gebündelten Umsatzsteuerbetrag für alle EU Ländern an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) überweisen muss. Mehr Details zu diesem Verfahren und eine Anleitung zur Registrierung gibt es in folgendem Artikel: Amazon FBA Steuern im Überblick & Tipps zu Steuerberatern

Amainvoice unterstützt das OSS-Verfahren und bietet eine konforme OSS-Umsatzschwellenüberwachung an.

Erstellung von zusammenfassenden Meldungen

Wenn du Produkte innerhalb der EU an Geschäftskunden in anderen Ländern verkaufst, ohne in diesem Land umsatzsteuerlich registriert zu sein, musst du zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung eine zusammenfassende Meldung an dein zuständiges Finanzamt abgeben. In dieser Meldung sind alle Umsätze mit den Ust. IDs der jeweiligen Geschäftspartner aufgelistet. 

Das liegt daran, dass du Geschäftskunden aus einem anderen EU-Land keine Umsatzsteuer ausweist. Du erstellst also eine Netto Rechnung. Der Empfänger dieser Rechnung ist jetzt aber verpflichtet, die Umsatzsteuer zu addieren und in seinem Land abzuführen. Dieses Verfahren nennt man Reverse Charge Verfahren. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, schau unbedingt in diesem Artikel vorbei: Steuern bei Amazon FBA

Mit der zusammenfassenden Meldung wird dokumentiert, welche Geschäftskunden aus welchem Land Produkte von dir bestellt haben. Dein Finanzamt leitet diese Meldung dann an das Finanzamt des Empfängers weiter, sodass diesem die korrekte Umsatzsteuer berechnet wird. 

Mit Amainvoice kannst du auch eine Intrastat Meldung erstellen. Diese spielt eine Rolle, sobald dein Unternehmen über 500.000 € Warenwert über EU-Grenzen verkauft hat oder 800.000 € Warenwert über EU-Grenzen empfangen hat. Die Intrastat Meldung dient der Dokumentation des Warenverkehrs zwischen den 28 EU Mitgliedsstaaten. 

Aufbereitung der Daten für deinen Steuerberater 

Amazon bietet diverse Berichte zum Thema Zahlungen, Gebühren und Geldeingängen. Aber welche davon sind jetzt relevant für den Steuerberater? Amainvoice zieht sich alle relevanten Daten über eine Schnittstelle (API) aus dem Seller Central und bereitet diese im richtigen Format für den Steuerberater auf. 

Besonders Stornorechnungen und Amazon Gebühren müssen richtig verbucht werden, da sie mit Blick auf deine Ausgangsrechnungen und Amazon Berichte nicht direkt ersichtlich sind. Deinen Gesamtbericht über jeglichen Zahlungsverkehr durch Amazon kannst du monatlich an deinen Steuerberater schicken und erleichterst sowohl ihm, als auch dir eine enorme Menge Arbeit. 

Erstellung von Umsatzsteuer Listen für jedes Land

Wenn du PAN-EU aktiviert hast, bist du in 7 Ländern umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, du musst in allen 7 Ländern eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, also die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. 

Damit du nicht die Übersicht verlierst und immer weißt, wie hoch deine aktuelle Umsatzsteuerlast im jeweiligen Land ist, zeigt dir Amainvoice deine aktuell eingenommene Umsatzsteuer für jedes Land an. So weißt du immer, wie viel du bezahlen musst und kannst dementsprechend vorausplanen. 

Lösungen für jedes Unternehmen und Steuerberaternetzwerk

Amainvoice funktioniert nicht wie ein gewöhnliches Tool, welches einfach nur heruntergeladen und benutzt wird. Vielmehr setzt sich Amainvoice mit seinen Nutzern auseinander, bietet eine erste Beratung und Lösungen für kleine, als auch sehr große Unternehmen. Du kannst also problemlos skalieren, während sich Amainvoice um die Aufbereitung deiner Daten kümmert. 

Ein riesiger Vorteil ist der Kontakt zu Steuerberatern in jedem Amazon relevanten Land. Wenn du dein Geschäft also auf PAN-EU oder sogar Drittländer erweitern möchtest, vermittelt dich Amainvoice zu einem Steuerberater vor Ort, der dir steuerliche Registrierung für dich durchführt und dir auch bei weiteren Fragen hilft. 

Tipp: Amainvoice ist ein Produkt der Amazervice GmbH, die eine umfangreiche steuerliche Beratung, insbesondere für PAN-EU, anbieten. Auf der Blogartikel Sammlung findest du auch viele interessante Artikel zum Thema Steuern bei Amazon FBA. 

Weitere Funktionen von Amainvoice 

Zustellnachweis: Amainvoice speichert alle Zustellnachweise für dich abrufbar ab, so dass du immer nachverfolgen kannst, ob das Produkt angekommen ist oder nicht. 

Warenverbringung: Sobald du Waren an Amazon schickst, kannst du nur sehr schlecht nachvollziehen, wo sich deine Ware gerade befindet. Auch wenn du an ein bestimmtes Lager sendest, verteilt Amazon deine Produkte noch einmal auf andere Versandzentren. Mit PAN-EU wird es dann noch etwas komplexer.

Amainvoice erstellt automatisch Berichte, welche die Bewegung von jedem Produkt dokumentieren. Das ist besonders wichtig bei PAN-EU, da die Überschreitung einer Grenze steuerlich relevant ist. 

Amainvoice Kosten

Amainvoice berechnet seinen Service anhand der Anzahl der monatlichen Belege (Summe aus Rechnungen und Stornorechnungen). Das bedeutet, dass du zu Beginn entsprechend wenig zahlst und sich die Kosten für das Tool, auch erst mit dem Wachstum deines Unternehmens steigern. Das Tool ist außerdem monatlich kündbar: 

• Bis 200 Belege werden pauschal 39 EUR erhoben
• Für 201 bis 1.000 Belege werden 0.20 EUR pro Beleg berechnet, bis maximal 119 EUR
• Für 1.001 bis 2.500 Belege werden 0.12 EUR pro Beleg berechnet, bis maximal 199 EUR
• Für 2.501 bis 8.000 Belege werden 0.08 EUR pro Beleg berechnet, bis maximal 399 EUR
• Für 8.001 bis 25.000 Belege werden 0.05 EUR pro Beleg berechnet, bis maximal 499 EUR
• Ab 25.001 Belegen werden 0.02 EUR pro Beleg berechnet, bis unser Maximalpreis von 599 EUR erreicht ist.

Amainvoice kannst du zum Start 14 Tage kostenlos testen. In dieser Zeit, kannst du das Tool in aller Ruhe einrichten und ausprobieren und wirst außerdem von einem Mitarbeiter kontaktiert, der dir alles Wichtige erklärt und sich sogar mit deinem Steuerberater in Verbindung setzt. Schließlich muss dieser die Daten am Ende verarbeiten. 

Die genauen Preislisten inkl. einem Preisrechner für deine individuelle Beleganzahl im Monat findest du hier: Amainvoice Preisliste

Alternativen zu Amainvoice

Natürlich gibt es noch andere Tools auf dem Markt, die sich für die Buchhaltung bei Amazon FBA eignen. Amainvoice ist eines der umfangreichste Tool mit einer Spezialisierung auf Amazon FBA. Der große Vorteil bei Amainvoice ist, dass du mit einem Tool alles abdeckst, was du ggf. auch später im weiteren Wachstum benötigst. Die meisten anderen Tools auf dem Markt decken immer nur bestimmte Bereiche der Buchhaltung ab, weswegen du sehr wahrscheinlich mehrere Tools abonnieren musst. Trotzdem erhältst du hier noch eine Liste mit alternativen Buchhaltungstools.     

1. Easybill

Easybill ist ein Rechnungstool, mit dem du deinen Kunden automatisiert Rechnungen per E-Mail verschicken kannst. Der Vorteil dabei sind die vielen Gestaltungsmöglichkeiten, mit denen du deine Rechnung individuell für jedes Produkt anpassen kannst. 

Besonders eignet sich dieses Tool für den Multichannel-Versand, da sich auch diverse andere Marktplätze verknüpfen lassen, womit alle Ausgangsrechnungen an einem Ort gesammelt bleiben. Die Kosten liegen bei ca. 25 € / Monat, womit Easybill ein günstiges und gutes Tool ist.

2. SevDesk 

SevDesk ist ein allgemeines Buchhaltungstool, welches sich nicht auf Amazon FBA spezialisiert hat. Dennoch reicht es aus, um am Anfang eine relativ übersichtliche Buchhaltung hinzubekommen. Durch die Schnittstelle zu einigen Tools (z.B. Paypal und Getmyinvoices) sowie deinem Bankkonto, lässt sich die Buchhaltung weitgehend automatisieren. Die Kosten liegen bei 22,90 € pro Monat.

Aber Achtung: Sevdesk arbeitet nicht mit einer Schnittstelle zu Amazon. Das heißt, hier müsstest du dich wieder selbst um die korrekte Darstellung deiner Daten für den Steuerberater kümmern oder mit Billbee, einem weiteren Tool eine Anbindung an Amazon herstellen.

3. Getmyinvoices

Getmyinvoices dient als Sammelpunkt für deine Eingangsrechnungen und macht definitiv Sinn, auch wenn du bereits Amainvoice-Kunde bist. Getmyinvoices hat Zugang zu über 10.000 Portalen (z.B. Amazon, deutsche Post, 1&1) und sammelt automatisch alle Rechnungen an einem Ort. Eine Schnittstelle zu deinem Mail Postfach scannt alle E-Mails und speichert alle Rechnungen Eingangsrechnungen zentral ab. 

Über die Belegerkennung per App kannst du Quittungen scannen und hochladen und monatlich deine gesamten Eingangsrechnungen ohne langes suchen an deinen Steuerberater weiterleiten. Definitiv ein wichtiges Tool, wenn du Zeit sparen willst oder dir das Speichern und Ordnen deiner Rechnungen schwerfällt. 

Weitere Tools und tiefergehende Informationen zu den bereits erwähnten, findest du in unserem Artikel rund um das Thema Buchhaltung bei Amazon FBA. 

Wichtig: Ganz egal, welches Tool du am Ende benutzt. Du kannst deinen Steuerberater nicht ersetzen. Amazon FBA ist aus steuerlicher Sicht ein zu komplexer Bereich, um Steuererklärungen und korrekte Buchführung selbst jeden Monat abzuwickeln. In dem Artikel Steuern bei Amazon FBA findest du konkrete Tipps rund um das ganze Thema und lernst, wie du einen guten Steuerberater für dein Amazon FBA Business findest. 

Fazit – Amainvoice

Amainvoice ist definitiv ein sinnvolles Tool und bietet ein faires Angebot für seine Kunden. Der große Vorteil dabei ist, dass du im Endeffekt nichts anderes machen musst, als die fertigen Daten von Amainvoice deinem Steuerberater zu schicken oder ihm einen Zugang anzulegen, damit er das sogar selber machen kann.

Arbeitest du hingegen mit verschiedenen Tools oder ausschließlich mit einem Rechnungstool, hängt der Arbeitsaufwand von deinem Steuerberater ab. Ein guter Steuerberater im Bereich E-Commerce sollte mit Schnittstellen zu deinem Konto, dem Amazon Account und einem Rechnungstool arbeiten können. 

Mit Amainvoice hast du definitiv langfristig einen starken Partner an der Seite, an dessen Funktionsumfang die wenigsten Tools herankommen. Gerade im Bereich Steuern lohnt es sich lieber ein bisschen mehr für gute Arbeit auszugeben, als später einen teuren Fehler zu realisieren. 

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FAQ – Häufig gestellte Fragen

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