Zeitmanagement: 3 Tipps für effektiveres Arbeiten

Warum Zeitmanagement in 2019 so wichtig ist…

In seinem Business-Klassiker “Managing Oneself” erklärte Peter Drucker, dass es zum ersten Mal in der Geschichte unfassbar wichtig ist, sich selbst zu managen. Während der industriellen Revolution haben die Menschen einfach nur ihre Stunden in der Fabrik abgearbeitet.

Heutzutage im Informations-Zeitalter wird es wichtiger denn je, dass man klug mit seiner Zeit umgeht – das gilt ganz besonders für Unternehmer & Selbstständige! Immerhin haben wir nur eine begrenzte Zeit auf diesem Planeten und wollen diese alle zum Maximum nutzen.


Die Eisenhower-Matrix

Du kannst nicht alles alleine machen! Vor allem als Unternehmer bekommst du eine Aufgabe nach der anderen und kannst dich gar nicht mehr entscheiden, welche Aufgabe du als nächstes machen solltest, da du zu überwältigt bist von den ganzen Aufgaben.

Konzentriere dich auf deine Stärken und das Wichtige. Alles andere kannst du automatisieren oder delegieren an Leute, die das besser können als du. In dem Zusammenhang ist die Eisenhower-Matrix…

Das simple Analyse Tool ist auch heute noch ein sehr wertvolles Werkzeug. Die Grundaussage ist: Wichtiges kommt zuerst. Das würde jeder sicherlich auch so unterschreiben.

Der Erfinder US-Präsident Dwight D. Eisenhower hatte alle Aufgaben in 4 Kategorien eingeteilt, die sich darin unterscheiden, wie wichtig und wie eilig sie sind.

  1. Wichtige & eilige Aufgaben sollten immer sofort im jetzigen Moment erledigt werden.
  2. Wichtige, aber nicht eilige Aufgaben sollten terminiert werden. Das heißt: Du planst, wann du die Aufgabe machen wirst.
  3. Unwichtige, aber eilige Aufgaben sollten möglichst delegiert werden. Wer kann die Aufgabe für dich machen?
  4. Unwichtige & nicht eilige Aufgaben kannst du direkt in den Papierkorb schmeißen. Warum solltest du Energie, Zeit & Fokus dafür verschwenden, die du besser in Aufgaben der anderen Kategorien investieren könntest?
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Jede Minute deines Tages planen?

Der Autor Cal Newport gibt in seinem Bestseller “Deep Work” einen sehr radikalen Tipp: Plane jede Minute deines Tages! Das mag für viele Leute wahrscheinlich nicht schön klingen und die meisten werden denken, dass es alles nur noch schwerer macht….

Doch es macht alles einfacher! Wir verbringen den Großteil unseres Tages auf Autopilot und denken nicht viel darüber nach, was wir mit unserer Zeit machen. Das ist ein großes Problem, wenn du nicht aufpasst, wirst du auf einmal mehr Zeit mit Unterhaltung, Social Media oder unwichtigen Aufgaben verbringen, die dich nicht nach vorne bringen.

Wenn du deine Tage genau planst, dann fragst du dich jeden Tag: “Was ist das wichtigste, was ich an diesem Tag machen kann? Was sind wirklich die entscheidenden Aufgaben, die mich oder mein Unternehmen wachsen lassen?”

Wichtig: Das Ziel ist nicht, den Plan um alle Kosten einzuhalten. Falls etwas unerwartetes dazwischen kommt, kannst du einfach deinen Plan im nächsten Moment überarbeiten. Du kannst auch immer mehr Zeit einplanen, als du wirklich brauchst, um sicher zu gehen.

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Oder du fügst zum Beispiel nach jedem 2-stündigen Arbeitsblock einen flexiblen 30 Minuten Block ein. Falls du noch nicht fertig bist und unbedingt noch weiter arbeiten musst, kannst du die 30 Minuten noch nutzen. Falls du die Arbeit doch in den 2 Stunden geschafft hast, kannst du dir eine Pause gönnen und pünktlich in den nächsten Arbeitsblock reinstarten.

Ansonsten gilt: First Thing First! Die wichtigsten Sachen sollten immer zuerst gemacht werden. Früh morgens haben wir noch die beste Konzentration und können einen tiefen Fokus aufrechterhalten. Behalte das bei deiner Tagesplanung im Hinterkopf!


Wie und warum du deine Zeit tracken solltest

Frage dich regelmäßig, inwiefern du auch wirklich das einhältst, was du für den Tag geplant hast. Viele Leute belügen sich selbst und erzählen sich, dass sie doch so viel an den wichtigen Aufgaben gearbeitet haben. Doch wenn sie wirklich Schwarz auf Weiß sehen, wo ihre Zeit hinfließt sind sie erstaunt….

Tools können dabei helfen! Screenshot Monitor oder Rescue Time können genau tracken, wie viel Stunden du arbeitest und auf welchen Seiten du Zeit verbringst. Damit kannst du dann endlich sehen, wie viel Zeit du auf Facebook verbringst.

Auch auf dem Smartphone kannst du deine Zeit genau ansehen. Die neuesten Versionen von IOS und Android zeigen dir in den Einstellungen, wie viel Zeit du in verschiedenen Apps verbracht hast.

Aber das kann man nicht immer so vereinfachern! Vielleicht hast du ja ein Business, was Facebook oder Instagram nutzt. Dann kannst du die Benutzung von Facebook nicht einfach als sinnlos einkategorisieren – es könnte ja auch eine wichtige Aufgabe sein, die deinem Unternehmen mehr Umsatz bringt.

Genau dort kommen physische Tools wie Timeular oder Timebuzz ins Spiel! So ist zum Beispiel Timeular ein 8-seitiger Würfel, der dir das richtige Timetracking erleichtert.

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Je nach Aktivität kippst du den Würfel einfach auf eine Seite der 8 Seiten. Die Zeiten werden per Bluetooth an dein Laptop oder Handy übertragen, wo du in einem Dashboard mit Kalender und Statistiken die Zeiten ansehen kannst.

Den einzelnen Seiten des Würfels kannst du deine individuellen Aktivitäten zuweisen: E-Mails, Telefonate, Facebook, Essen, Schreiben, Pause machen und so weiter…

Ob du den Würfel nutzt oder ganz altmodisch alle 30 Minuten aufschreibst, woran du gerade arbeitest – du solltest immer herausfinden für was du wieviel Zeit brauchst. Erst dann kannst du sehen, für welche wichtige Aufgabe du mehr Zeit dir nehmen solltest und für welche weniger.


Gehe raus! Warum du auch Freizeit brauchst…

Weißt du, was der größte Fehler ist beim Zeitmanagement? Die Leute versuchen immer und immer produktiver zu werden und jede Sekunde ihres Tages zu 100% effizient zu arbeiten.

Viel klüger wäre es sich regelmäßig Pausen zu geben – sei es sich den ganze Sonntag frei nehmen oder nach 19 Uhr nicht mehr arbeiten.

Eine Studie der Universität Michigan hatte verblüffendes herausgefunden! Zwei Testgruppen sollten eine Aufgabe erledigen, die ihre volle Aufmerksamkeit forderte. Die erste Testgruppe, die davor 20 Minuten im Wald spazieren gegangen ist, war konzentrierter und konnte eine bessere Performance abliefern.

Als man die Testgruppen getauscht hat und nun die zweite Gruppe zuerst den Waldspaziergang gemacht hat, hat dieses Mal die zweite Gruppe besser abgeschnitten. Bei einem Spaziergang durch eine laute Großstadt konnte man denselben Effekt übrigens nicht feststellen.

Was kannst du daraus lernen? Plane nicht nur deine Arbeit, plane auch deine Pausen. Dich entspannt mit deinem Partner oder Freunden unterhalten, im Wald spazieren gehen oder deine Lieblingsmusik wieder anhören – du wirst danach wieder mit mehr Konzentration an die Aufgabe gegen und sie somit schneller, besser und effektiver erledigen können.

Es ist ähnlich wie bei einer Batterie. Du hast nicht unendlich Konzentration & Fokus am Tag. Du musst dir sorgfältig überlegen, worin du sie investierst. Und du musst sie regelmäßig wieder aufladen, damit du mit noch mehr Energie & Motivation wiederkommen kannst.


Beste Grüße,

Lukas