Outsourcing – Wie du effektiv deine Aufgaben an Mitarbeiter verteilst!

Im letzten Blogbeitrag ging es um die 3 Phasen deines Unternehmens und wie du es erfolgreich auf ein hohes Level bringst. Das Outsourcing ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Skalierung und deswegen gehe ich in diesem Artikel näher darauf ein.

Doch woher weiß man, was man abgeben kann? Ich erkläre dir in 5 Schritten, wie du vorgehen solltest und gebe dir wertvolle Insights, mit welchen Tricks du Unmengen an Zeit sparen kannst!

Vor allem zu Beginn deines Unternehmerdaseins wirst du das Gefühl haben, dass die To-do Liste immer länger wird und du nicht hinterherkommst.

Wenn du nicht in dem Berg von Arbeit untergehen- und trotzdem dein Business skalieren  möchtest, bleibt dir gar nichts anderes übrig als etwas abzugeben. Vielen fällt es schwer, fremden Personen Vertrauen zu schenken, doch es ist absolut notwendig diesen Schritt zu gehen. Am Einfachsten funktioniert das Ganze folgendermaßen:


1. Erstelle eine Listen mit allen Aufgaben

Und damit meine ich wirklich ALLE. Sei kritisch zu dir selbst und hinterfrage dich, ob du bestimmte Tasks wirklich selbstmachen musst. Man kann so gut wie alles outsourcen.

Nimm dir also die Zeit und schreibe die Tätigkeiten deines Unternehmens auf eine Liste. Mittlerweile wirst du bestimmte Prozesse eingeführt haben, die du klar voneinander abgrenzen kannst. Brich das ganze runter und du siehst, was dir alles Zeit kostet.


2. Sortiere deine Tätigkeiten nach Klassen

Unterteile deine Aufgaben in 3 Klassen:

  1. Aufgaben, die jeder machen könnte ohne Fachwissen zu haben
  2. Aufgaben, bei denen Fachwissen erfordert wird und Erfahrungen nötig sind
  3. Aufgaben, die sehr schwer abzugeben sind, da nur du sie machen kannst oder ein sehr großes Vertrauen in die Person vorhanden sein muss (Beispielsweise buchhalterische Tätigkeiten und Überweisungen)

3. Sortiere die Aufgaben nach Wichtigkeit

Deine Auflistung von Tätigkeiten sollte nun in 3 Spalten geordnet sein. Innerhalb dieser 3 Klassen sind alle Punkte nach Wichtigkeit zu sortieren. Nun hast du eine geordnete Übersicht über alle Prozesse in deinem Unternehmen.


4. Passende Freiberufler/Mitarbeiter finden

Je nachdem welche Aufgabe du auslagern möchtest, gibt es unterschiedliche Wege wie du an Freelancer kommst. Dazu habe ich bereits einen Beitrag erstellt.

Du solltest logischerweise zuerst Aufgaben aus der 1. Klasse auslagern. Doch hier und da wird es auch Aufgaben geben, bei denen selbst du nicht die nötige Expertise hast und daher ein externer Freiberufler angeheuert werden muss.

Egal, ob die Tätigkeit, die du abgeben möchtest, einfach oder schwer ist: Es muss eine sorgfältige und verständliche Einarbeitung in die Prozesse deines Unternehmens stattfinden.


5. Erstelle das Briefing

Um einen maximalen Nutzen aus dem Outsourcing-Prozess zu ziehen, solltest du das Briefing per Bildschirmaufnahme erstellen. Das heißt du nimmst Videos auf, damit sich die Person die Tätigkeit im Nachhinein anschauen kann. Am besten nutzt du dazu Quicktime Player (Mac) oder die integrierte Bildschirmaufnahmesoftware für Windows.

Die Aufnahme des Briefings hat einige riesige Vorteile: Der Mitarbeiter kann auf das Video zurückgreifen und Fragen selber klären. Es ist gleichzeitig sehr skalierbar, weil du das Briefing insgesamt nur einmal erstellen musst. Sollte ein Mitarbeiter oder Freelancer abspringen, kannst du dasselbe Video wieder benutzen und du sparst dir einiges an Zeit.

Zusätzlich kannst du Evernote nutzen, um Arbeitsanweisungen oder Notizen in einem gemeinsamen Notizbuch festzuhalten. Die andere(n) Person(en) haben ebenfalls Zugriff und können hier Ihre Fortschritte und To-Do’s notieren.

Um die o.g. Videos (oder sonstige Dokumente) im virtuellen Arbeitsplatz einzubinden, empfehle ich dir Google Drive. 100 GB kosten 1,99€/Monat und für 9,99 € gibt es bereits 1 TB. Die Uploads und Downloads sind um ein vielfaches schneller als bei beispielsweise Dropbox und co.


Lieber zu früh als zu spät

Tatsächlich warten die meisten viel zu lange darauf, Arbeit abzugeben. Doch gerade das Outsourcing sorgt dafür, dass man seine eigene Zeit besser nutzt und das Business auf die nächste Stufe bringt.

Es ist sinnvoll, eine solche Aufgabenliste regelmäßig zu erstellen bzw. die bestehende zu ergänzen. Mit der Zeit wirst du so gut wie alle Tasks aus der Klasse 1 und 2 abgeben und sogar drüber nachdenken, Aufgaben aus der 3 Klasse auszulagern. Viel Erfolg bei der Umsetzung!


Beste Grüße,

Lukas


Highlights

0:38 Schritt 1: Erstelle eine Liste mit allen Aufgaben

1:00 Schritt 2: Sortiere die Liste nach Klassen

1:50 Schritt 3: Sortiere die Aufgaben nach Wichtigkeit

2:00 Das Briefing

3:27 Evernote und Google Drive