Buchhaltung bei Amazon FBA: Automatisierung und Rechnungserstellung

Erfahre, worauf du bei der korrekten Buchhaltung für Amazon FBA achten solltest und welche Tools dich optimal dabei unterstützen können.

Amazon FBA
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Buchhaltung

Zwei wichtige Themen mit denen du dich als FBA Verkäufer beschäftigen wirst, sind Buchhaltung und Steuern. Ob du Gewinne machst oder nicht, spielt dabei erstmal keine Rolle. Am Jahresende musst du als Unternehmer dem Finanzamt eine Gewinnermittlung, eine Steuererklärung und eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Je nach Umfang wird auch eine Umsatzsteuervoranmeldung fällig, die du jedes Quartal beim Finanzamt einreichen musst. 

Deine Pflichten als steuerpflichtiger Unternehmer solltest du auf keinen Fall ignorieren, da das Finanzamt bei diesem Thema sehr genaue Arbeit macht und Fehler schnell ziemlich teuer werden können. Doch keine Sorge, solange du alle Punkte im Auge behältst und ordentlich dokumentierst, wirst du in Zukunft keine Probleme haben.

Sobald du dein Gewerbe angemeldet hast, solltest du dich auch um die korrekte Buchhaltung kümmern. Unter Buchhaltung versteht man das Dokumentieren aller Geldbewegungen, die im Zusammenhang mit deinem Business stehen. 

Deine Pflichten im Überblick: 

  • Ausgangsrechnungen erstellen
  • Eingangsrechnungen verwahren 
  • Umsatzsteuervoranmeldungen 
  • Steuererklärung abgeben 

Auch wenn das erstmal nach viel Arbeit klingt, mit den richtigen Tools und Ansprechpartnern ist das Thema Buchhaltung und Steuern schnell erledigt, sodass du dich ganz auf den Rest deines Business konzentrieren kannst. In diesem Artikel findest du zu jedem Punkt das beste Tool bzw. den besten Service und du lernst, was es mit den verschiedenen Aufgaben wichtig ist.

Wenn du dich mit dem Thema Steuern noch gar nicht auskennst, lese am besten noch den entsprechenden Artikel dazu. Dieser geht noch einmal tiefer auf das Thema Steuern bei Amazon FBA ein und du lernst im Detail, was es mit Umsatzsteuervoranmeldung, Einkommensteuer und Steuererklärung auf sich hat: Amazon FBA Steuern im Überblick

Ausgangsrechnungen mit Easybill

Als Unternehmer bist du verpflichtet, Kunden für jeden Kauf eine Rechnung zu schreiben. Auch wenn du zu Beginn noch wenig Verkäufe machst, solltest du unbedingt ein Rechnungstool verwenden. Damit sparst du enorm viel Zeit und musst dich diesbezüglich um nichts mehr kümmern. 

Mit dem Tool Easybill hast du diesen Prozess schnell und einfach abgewickelt. Easybill ist ein Onlinetool, mit dem du manuell und automatisch Rechnungen erstellen, und an deine Käufer versenden kannst. Durch eine Schnittstelle zu Amazon hat Easybill Zugang zu deinen Kunden, und versendet automatisch eine Rechnung per Mail, sobald ein Kauf getätigt wurde. Die Rechnungsvorlage kannst du individuell gestalten und mit Text oder einem Logo versehen.

Das Basispaket von Easybill beinhaltet monatlich bis zu 500 Bestellungen und kostet 19€/Monat. Einrichtung und Aktivierung des Tools sind wirklich einfach und durch den guten Support schnell erledigt. Die Mitarbeiter sind sehr freundlich und helfen dir gerne bei der Einrichtung deines Accounts. 

Warum nicht den Amazon Rechnungsservice verwenden?

Amazon hat einen eigenen Rechnungsservice, über den Kunden ihre Rechnung direkt nach der Bestellung herunterladen können. Das ist für Geschäftskunden ein Vorteil, die die Suchergebnisse so filtern können, dass nur Angebote mit automatischem Rechnungsservice angezeigt werden. 

Trotzdem macht ein externes Rechnungstool aus einigen Gründen mehr Sinn. Der wichtigste Grund ist, dass das Versenden der Rechnung im Moment die einzige datenschutzkonforme Möglichkeit ist, Kunden nach einer Bewertung zu fragen. Da du bei Amazon deine Rechnungen nicht individuell gestalten kannst, ist das nicht möglich.

Ein weiterer Grund ist der aufwendige Arbeitsablauf über Amazon. Momentan gibt es noch keine Schnittstelle, über die sich der Steuerberater Zugang zu deinen Amazon Rechnungen verschaffen kann. Du musst diese also jeden Monat manuell herunterladen und deinem Steuerberater zusenden. Auch eine Änderung der Rechnung ist nicht ohne weiteres möglich. Wenn der Kunde z.B. eine falsche Rechnungsadresse angegeben hat, muss die Bestellung storniert und unter der richtigen Adresse erneut bestellt werden.   

All-In-One Buchhaltungstool: Sevdesk

Die Buchführung ist der Grundstein für das Abhaken der bürokratischen Pflichten sowie der Überblick über deine exakten Zahlen. Als Einzelunternehmer ist die Buchführung ziemlich einfach und besteht aus der Dokumentation deiner Ein – und Ausgangsrechnungen. Daraus wird ersichtlich, wieviel Geld du eingenommen und ausgegeben hast. 

Ohne diese Daten kannst du auch allen anderen Pflichten nicht nachkommen. Deswegen ist es hierbei wichtig, sorgfältig und mit einem wirklich guten Tool zu arbeiten. Am Ende des Jahres hast du einen genauen Überblick über all deine Geschäftszahlen und deine Daten liegen schon übersichtlich für den Steuerberater parat. 

Mit dem Tool Sevdesk hast du die meisten deiner Pflichten schon abgedeckt. Sevdesk ist ein Buchhaltungstool mit ein paar extra Features, die den gesamten Buchhaltungsprozess weitgehend automatisieren. Zu diesen Features gehören unter anderem die vielen Schnittstellen zu verschiedenen Portalen. Dazu gehören z.B. Paypal, Billbee oder auch Getmyinvoices.

Als Ergänzung ist das Tool getmyinvoices sinnvoll, wenn du deine Buchhaltung von einem Steuerberater erledigen lässt oder du keinen Überblick über deine Rechnungen hast. Über das Tool kannst du automatisiert deine Rechnungen sammeln und musst dich nicht mehr um das manuelle Heraussuchen und Hochladen aus diversen Portalen kümmern (Bank, E-Mail, Belegerkennung inkl.).

Über eine Schnittstelle zu deiner Bank werden diese Belege automatisch den entsprechenden Buchungen zugewiesen. Damit siehst du auch direkt, welche Rechnungen noch offen sind und kannst diese direkt über Sevdesk begleichen. Auch gedruckte Belege lassen sich mit der intelligenten Belegerkennung ohne Probleme integrieren. Über eine App kannst du deine Belege fotografieren und Sevdesk importiert die wichtigsten Infos direkt in  deine Buchführung. 

Anhand dieser Daten erstellt Sevdesk die EÜR, die Gewinnrechnung und die Umsatzsteuervoranmeldung für dich, welche du an das Finanzamt schicken kannst. Die Umsatzsteuervoranmeldung dient dazu, dem Finanzamt darzulegen wie viel Umsatzsteuer eingenommen und ausgegeben wurde. Aus diesen Beträgen errechnet sich dann die Summe, die du an das Finanzamt abführen musst oder vom Finanzamt zurückerstattet bekommst. Fällt der Betrag unter 1000€ im Jahr, wird die Umsatzsteuer jährlich verrechnet, ansonsten vierteljährlich und bei sehr hohem Umsatz sowie neu angemeldeten Unternehmen monatlich. Der Preis des Tools liegt bei 16,90 € / Monat.

Tipp: Amainvoice ist sozusagen das All-In-One Amazon-Buchhaltungs-Tool. Es übernimmt nicht nur die Buchführung, (inkl. PAN-EU, USA) sondern versendet auch Rechnungen an deine Kunden. Somit musst du dich im Bezug auf Amazon um nichts mehr kümmern, außer deinem Steuerberater die entsprechenden Berichte zu schicken. Der Preis für das Basispaket liegt bei 49,50€/ Monat. 

Steuerberater 

Du kannst den Prozess der Buchführung, außer die Ausgangsrechnungen, an einen Steuerberater abgeben. Wichtig zu beachten ist, dass du dabei mit Kosten in Höhe von min. 120 € / Monat rechnen solltest. Eine Alternative ist die Mischung aus Steuerberater und Tools. Die Arbeit mit einem guten Tool ist deutlich günstiger und du hast deine exakten Ausgaben und Einnahmen immer im Blick. 

Für die Steuererklärung solltest du dir aber unbedingt einen kompetenten Steuerberater suchen. Steuern sind ein sehr komplexes Thema, weshalb du hier nichts dem Zufall überlassen solltest. Steuerberater arbeiten nicht für das Finanzamt, sondern für dich und werden dir natürlich so gut es geht helfen, deine Steuerlast zu reduzieren. 

Da der Steuerberater eine sehr wichtige Person ist, der du vertrauen solltest, kann man nicht genau sagen, welcher Service oder welche Kanzlei die beste für dich ist. Da zu Beginn aber noch wenige Ein- und Ausgangsrechnungen haben wirst, sind die Kosten auch relativ gering und liegen vermutlich zwischen 30 € und 60 € pro Monat. 

Fazit – Amazon FBA Buchhaltung

Die Bürokratie in Deutschland ist etwas komplex und wird sehr ernst genommen. Mit den Finanzämtern solltest du daher sorgfältig und genau arbeiten, da es schnell zu kleinen Fehlern kommen kann, die eine große finanzielle Auswirkung haben. Deswegen solltest du dich direkt zu Beginn deiner Geschäftstätigkeit, um diese Angelegenheiten kümmern. 

Wie du vorgehst, musst du letztendlich selbst entscheiden. Je mehr Aufgaben du von Tools erledigen lässt, desto geringer sind deine Kosten, aber desto höher ist das Risiko, Fehler zu machen. 

Es ist auf jeden Fall empfehlenswert zu Beginn, deine Buchhaltung über Tools zu erledigen und die Steuererklärung und ggf. die Umsatzsteuervoranmeldung von einem Experten machen zu lassen. Wenn dein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat, du vielleicht europaweit verkaufen willst oder dich zu einer GmbH umfirmierst, solltest du deine Buchhaltung nicht mehr über Tools erledigen. 


FAQ – Häufig gestellte Fragen


• Warum ist die Buchhaltung so wichtig?

Als FBA Seller und Unternehmer ist man verpflichtet eine Gewinnermittlung, eine Steuererklärung und eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abzugeben. Grundlage hierfür ist eine korrekte Buchhaltung.

• Welche Buchhaltungstool ist empfehlenswert?

Grundsätzlich gibt es verschiedene Tool, wobei sevDesk für die allgemeine Buchhaltung und easybill für die Erstellung von Ausgangsrechnungen besonders empfehlenswert sind.

• Kann man die Buchhaltung abgeben?

Die Buchhaltung kann man größtenteils auch an einen Steuerberater abgeben. Dies ist sogar empfehlenswert, um hier wirklich korrekt zu arbeiten und keine Fehler zu machen.

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